El MCECC, des de l’any 2017, ha facilitat una nova via participativa per als centres d’esplai que pretén possibilitar que monitors/es vinculats als centres d’esplai pugui traslladar inquietuds, propostes, iniciatives... al conjunt del MCECC per tal de generar espais de relació que puguin esdevenir projectes d’interès per al MCECC.

El passat dia 28 de gener de 2017, a l’Assemblea General Ordinària del Moviment de Centres d’Esplai Cristians Catalans (MCECC) es va presentar el projecte de “Arxius i gestió documental per Centres d’Esplai del MCECC”.

Un cop aprovat aquest projecte a l’AGO, s’obra el moment de convidar a persones que s’hi vulguin sumar i s’hi vulguin involucrar.

A continuació expliquem detalladament en què consisteix el projecte:

Qui ha presentat i liderarà el projecte?

Guillem Codorniu i Miret

Forma part del Grup d’Esplai Parroquial (GEP) Vilafranca del Penedès. de la Zona 16 – Garraf, Penedès i Anoia.

És graduat en Història i ha realitzar un Màster d’Arxivística i Gestió de Documents. El seu treball de final de màster es va basar en la Creació d’un sistema de gestió documental per entitats d’educació en el lleure.

Ha fet diverses formacions sobre la temàtica i compta amb experiència laboral relacionada amb el camp de l’arxivística.

El motiva el fet de poder contribuir en generar una millora pels Centres d’Esplai del MCECC i pensa que el seu coneixement pot aportar en benefici dels centres d’esplai de nostre moviment.

Quin objectius té el projecte?

En el document que es va presentar i aprovar en l’AGO, els objectius que constaven són:

• Crear un conjunt d’eines per obtenir una gestió correcte i total dels documents, en qualsevol suport, generats o rebuts pels esplais del MCECC. Disposar, a més, d’eines per conèixer, conservar, preservar, eliminar, fer accessible i difondre la documentació generada.

I com a objectius específics:

• Oferir serveis d’arxiu principals: transferències i eliminació de documentació.
• Permetre l’accés a la documentació generada pels esplais.
• Realitzar difusió dels Arxius dels esplais del MCECC.
• Respectar el cicle de vida dels documents i la seva provinença.
• Crear i desenvolupar una xarxa d’arxius d’esplais del MCECC.
• Crear una comissió de treball de monitors/es del MCECC per desenvolupar, propostes i millores a la gestió documental del moviment.

Com s’executarà el projecte?

Per tal de fer possible l’execució del projecte, s’ha acordat el següent calendari, que inclou el cronograma dels diversos moments de posada en pràctica del programa:

Moment 1: Llançament del projecte i captació d’interessats

• Període: De l’1 al 16 de març de 2017
• En què consisteix? Consisteix en buscar persones interessades que vulgui sumar-se al projecte.
• Us hi voleu sumar? Si hi esteu interessats, cal que feu la vostra inscripció al següent formulari: Inscriu-te

Moment 2: Convocatòria de la primera reunió (1 de 3)

• Dia i hora de realització: 16 de març 2017 a les 19,30h
• Lloc de realització: Alberg Pere Tarrés (c. Numància, 149-151)
• Contingut: presentació del projecte. Formació inicial. Presentació dels materials. Constitució de l’equip del projecte.

Moment 3: Assessorament individualitzat

• Període: Del 17 de març a l’11 de maig de 2017.
• En què consisteix: es comptarà amb el responsable del projecte per poder gaudir d’un acompanyament individualitzat (presencial o telemàtic) per la implantació del model d’arxiu. Una manera de fer possible que els centres d’esplai que s’hagin sumat al projecte puguin implantar el sistema d’arxiu als seus centres d’esplai.

Moment 4: Convocatòria de la segona reunió (2 de 3)

• Dia i hora de realització: 10 de maig de 2017 a les 19,30h.
• Contingut: Fer seguiment del projecte i proposar millores al sistema de gestió d’arxius.

Moment 5: Convocatòria de la tercera reunió (3 de 3)

• Dia i hora de realització: 15 de juny de 2017 da les 19,30h.
• Contingut: Revisió de les millores introduïdes. Valoració del projecte. Celebració del tancament.

Moment 6: Facilitació del sistema a tot el MCECC

• Període: A partir del mes de juny
• En què consisteix: un cop fet el pilotatge i revisat el model, es facilitarà a tot el conjunt del MCECC els materials relacionats amb el sistema d’arxius.

Com es pot veure en el desenvolupament del projecte, l’objectiu darrer és el de facilitar una eina als centres d’esplai del Moviment que els permeti millorar la seva gestió documental.